Tulisan dan Pikiran Nina KD

Wednesday, January 27, 2010

Pembukuan Sederhana Bagi Wirausaha

PEMBUKUAN SEDERHANA
BAGI WIRAUSAHA

Oleh: Nina Kurnia Dewi (ditulis untuk sebuah acara temu wirausaha muda di Jakarta, Juni 2006)


Pembukuan adalah hal yang sangat penting bagi kelangsungan suatu bisnis. Bagi seorang wirausaha, kemampuan mencatat seluruh transaksi keuangan, paling tidak dengan cara yang paling sederhana, merupakan pengetahuan dasar yang harus dimiliki.

Pencatatan kegiatan keuangan tidak berarti harus menyewa atau mempekerjakan tenaga ahli atau khusus untuk kegiatan tersebut. Untuk para pemula (wirausaha baru), pencatatan transaksi keuangan dapat dilakukan sendiri, karena dari kebiasaan inilah akan diperoleh manfaat pengendalian usaha khususnya dari sisi finansial.

Beberapa kegunaan pembukuan adalah sebagai berikut:

Sebagai alat kontrol keuangan usaha
Sebagai alat pengambilan keputusan
Sebagai alat penghitungan pajak
Sebagai alat bila diperlukan hubungan dengan pihak ketiga (pada saat usaha akan dijual, pada saat pengajuan kredit ke bank, dll).

Dalam menjalankan usaha, kegiatan pencatatan keuangan yang utama dilakukan antara lain adalah penyusunan aliran/arus kas (cash flow) dan laporan rugi laba. Selanjutnya untuk melihat kondisi keuangan pada suatu periode atau saat tertentu maka diperlukan neraca.

Beberapa trik menyusun pembukuan bagi wirausaha baru adalah sebagai berikut:

  • Susunlah proyeksi cash flow sebelum memulai usaha. Hal ini akan memudahkan
    Anda melihat prospek usaha yang akan dijalankan. Dalam prakteknya,
    diperlukan persiapan cadangan modal yang lebih besar dari yang diasumsikan dalam
    proyeksi arus kas tersebut. Hal ini sangat diperlukan untuk mengantisipasi
    hal-hal tak terduga dalam menjalankan usaha tersebut.
    Sekecil apapun bisnis yang dijalankan, jangan perlah lakukan pencampuradukan keuangan usaha dan keuangan usaha. Hal ini diperlukan disiplin tinggi, sehingga rekening di
    bank pun harus dipisahkan.
  • Jangan pernah lupa mencatat setiap transaksi keuangan yang dilakukan. Secara sederhana, pisahkan dua buku catatan: pemasukan dan pengeluaran. Buatlah arsip (file) yang rapi.
  • Selalu mengupayakan adanya bukti setiap transaksi. Hal ini sangat diperlukan dalam penghitungan pajak. Walaupun dibuat secara sederhana, simpanlah rapi setiap kuitansi, bon atau bukti lainnya. Misalnya untuk telah dikeluarkan dana untuk membeli barang-barang inventori dan hal ini tidak terdapat bukti transaksi, maka petugas pajak tidak akan menghitung transaksi ini. Artinya, tanpa pos pengeluaran ini pendapatan usaha Anda menjadi lebih besar dan konsekuensinya pembayaran pajak akan lebih besar.
  • Jangan lupa menghitung depresiasi atau biaya penyusutan atas asset-aset usaha, seperti bangunan, mobil, furniture, peralatan kantor, mesin, dll. Hal ini penting dilakukan terkait dengan kewajiban pembayaran pajak. Agar tidak merepotkan, biaya penyusutan ini sebaiknya dihitung setahun sekali. Paling mudah gunakan straight line method atau metode garis lurus dimana asset diasumsikan habis untuk kurun waktu tertentu dengan biaya penyusutan yang sama setiap tahun.
  • Jangan ragu untuk meminta bantuan tenaga akuntan atau konsultan pajak bila memang merasa perlu. Saat ini telah banyak konsultan yang menawarkan jasanya untuk usaha kecil sehingga biayanya juga relatif murah. Bila hal ini dilakukan, diharapkan Anda terlibat aktif dalam penyusunan laporan keuangan usaha, karena pengetahuan Anda akan bertambah.

    Pengetahuan praktis tentang Arus Kas, Laporan Rugi Laba dan Neraca diberikan dalam ilustrasi di bawah ini (Sumber: Kontan Edisi Khusus “Bikin Usaha Sendiri, Yuk!”, Februari 2006).

    Arus Kas

    Arus kas adalah catatan harian usaha mengenai pemasukan dan pengeluaran keuangan. Arus kas akan digunakan sebagai dasar membuat laporan keuangan lain. Dari catatan ini akan dapat dibuat rekapitulasi per bulan, triwulan bahkan per tahun.

    Sebelum mulai usaha, arus kas disusun berdasarkan asumsi atau perkiraan. Proyeksi arus kas ini berguna untuk mengetahui berapa banyak modal yang telah disetor untuk usaha pada tahap awal dan pada saat usaha berjalan, juga untuk mengetahui berapa lama usaha tersebut akan balik modal.

    Skenario:
    Pada tanggal 14 Juni tahun lalu, Pak Ilham memutuskan memulai usaha dengan membeli gerai waralaba makanan paket A. Berdasarkan proyeksi arus kas yang diberikan pewaralaba, gerai makanan Pak Ilham diasumsikan dapat memperoleh pendapatan sebesar Rp 90.000.000,- per bulan.

    Artinya, dalam waktu 6 bulan pendapatan Pak Ilham seharusnya adalah Rp 540.000.000,-. Dengan demikian, modal Pak Ilham dapat kembali sekitar 11 bulan. Untuk memulai usaha Pak Ilham menanamkan sejumlah dana segara sebesar Rp 140.000.000,- dari uangya sendiri, dan Rp 120.000.000,- dari hutang kepada saudaranya. Pada prakteknya, bisnis ini tidak semudah proyeksinya. Omsetnya tidak mencapai Rp 90 juta per bulan.

    Catatan arus kas usaha Pak Ilham akan tampak pada tabel terlampir.

    Laporan Rugi Laba

    Berdasarkan catatan arus kas tadi, dapat dibuat laporan rugi laba. Intinya, laporan rugi laba berisi pendapatan dikurangi dengan biaya-biaya sehingga diketahui apakah usaha tersebut mengalami untung atau malah rugi. Dalam hal ini faktor aset, modal, barang dan hutang harus dikeluarkan dari laporan keuangan ini.

    Dalam menyusun laporan rugi laba, sebaiknya dimasukkan unsur depresiasi. Cara praktis adalah metode garis lurus, dimana kita menganggap sebuah barang memiliki masa pakai tertentu dan nilai penyusutannya adalah pembagian antara harga pembeliannya dengan masa pakainya.

    Katakanlah peralatan usaha Pak Ilham kita anggap dapat dipakai untuk wkatu 3 tahun. Maka penyusutan per bulan adalah: nilai peraltan dibagi 36 bulan. Untuk kendaraan, kita sumsikan usianya 5 tahun. Dalam hal ini penyusutan kendaraan per bulan formulanya adalah nilai kendaraan dibagi 60 bulan.

    Dengan kondisi keuangan yang telah diproyeksikan maka akan diperoleh informasi apakah usaha untung atau rugi. Bila ternyata rugi, maka selanjutnya dapat ditelusur apakah penyebab kerugian usaha, apakah kerugian tersebut diatasi dan pengambilan keputusan lain terkait dengan usaha.

    Contoh laporan rugi laba Pak Ilham selanjutnya terlampir.
    Dalam laporan tersebut terlihat bahwa dalam waktu 6 bulan usaha Pak Ilham sudah mampu menghasilkan laba. Sebab seluruh biaya sudah dapat ditutup oleh pendapatannya. Sayangnya, pendaptan yang dihasilkan masih di bawah asumsi aliran kas yang dibuat pada waktu awal usaha, yaitu sebesar Rp 540 juta. Dalam hal ini diperlukan wkatu yang lebih lama lagi untuk dapat mengembalikan modal Pak Ilham. Dari laporan rugi laba tersebut selanjutnya Pak Ilham dapat mengevaluasi, apakah yang menyebabkan usahanya tak dapat berjalan sesuai yang direncanakan.

    Neraca

    Neraca penting dibuat, setidaknya setahun seklai untuk mengetahui nilai perusahaan dari waktu ke waktu. Saat awal perusahaan, neraca perusahaan biasanya hanya tereiri dari modal awal dan utang serta aset yang diperoleh dari belanja modal tersebut. Aset termasuk sebagai aktiva, sementara utang dan modal masuk sebagai pasiva.

    Seiring waktu, aset perusahaan dapat bertambah, dapat pula terjadi utang piutanga atau cadangan kas menjadi berkurang atau bertambah, dll. Intinya, nilai perusahaan dapat saja bertambah atau berkurang karena usaha mengalami keuntungan dan kerugian.

    Dari skenario yang sama, maka Neraca Pak Ilham dapat dilihat pada lampiran.
    Satu hal yang penting diingat bahwa terkait dengan keuangan usaha adalah 3M yaitu Mari Mulai Mencatat.

    Sebagai wirausaha atau calon wirausaha yang Insya Allah sukses, mari kita tanamkan 3M mulai hari ini.

No comments: